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Créer son cabinet d'avocat : trouver des locaux et les équiper

Créer son cabinet d'avocat : recherche de locaux et aménagement

Auteur : Justine BACHELET - avocate au Barreau de Versailles
Publié le : 22/12/2022 22 décembre déc. 12 2022
Expertise métier

Lorsque la décision de créer son cabinet est prise reste à trouver l’endroit où installer sa structure.

Choisir la ville

Il faut déjà commencer par choisir la ville au sein de laquelle on souhaite implanter son cabinet. Deux solutions sont possibles : choisir des locaux au sein d’une ville où les juridictions sont implantées ou au contraire, s’éloigner un peu du « cœur de la cité ».

Dans la première hypothèse, l’avantage est d’être à proximité du palais de justice ce qui facilite grandement les démarches à y effectuer régulièrement ainsi que l’organisation pour les audiences. Néanmoins et bien souvent, la plupart des Avocats inscrits au Barreau s’installent dans ces grandes villes. Aussi, il peut être intéressant d’établir sa structure dans une ville annexe et toucher ainsi une clientèle de proximité différente. Il peut être très intéressant de repérer les villes au sein desquelles peu d’avocats sont installés et ainsi proposer ses services à la clientèle locale qui sera ravie de ne pas avoir à se déplacer pour obtenir des conseils juridiques.

Pour ma part et après avoir longuement envisagé la question, j’ai fait le choix de m’installer près du palais de justice. Selon moi, la proximité des juridictions est un véritable avantage lorsqu’on pratique une activité judiciaire et qu’on est amené à plaider très régulièrement. De plus, la « vie de palais » est selon moi essentielle dans l’exercice de la profession. En étant installé près du palais, on rencontre très régulièrement les avocats, les magistrats, les greffiers. Ce réseau judiciaire est primordial pour le développement de son activité.

Trouver les locaux

Une fois la ville choisie, il convient de trouver les locaux qui abriteront son cabinet. Là encore plusieurs choix sont possibles. On peut décider de louer des locaux commerciaux qui seront soumis à un bail commercial. Il est également possible de contracter un simple bail professionnel. Les différences notables entre ces deux modes de location résident dans
  • La durée du bail
  • Les modalités de rupture de celui-ci
  • Les charges qui devront être assumées par le locataire.
Si vous avez un gros coup de cœur pour un appartement destiné à une location classique, n’hésitez pas à vous renseigner. Il est possible de demander à la mairie une autorisation de changement d’usage du bien pour qu’il puisse basculer en usage professionnel. 

Lorsque vous avez trouvé vos locaux, quelques points sont à vérifier. Il faut notamment s’assurer auprès du syndic que la copropriété accepte l’installation de professions libérales au sein de l’immeuble et notamment des avocats (nous avons rencontré des copropriétés qui acceptaient toutes les professions libérales sauf les avocats…).

De la même façon, il est important de s’assurer qu’une plaque peut être posée sur la façade de l’immeuble ou sur la porte. Certaines villes comme Versailles regorgent de bâtiments classés sur lesquels il n’est pas toujours possible de poser une plaque. Renseignez-vous au préalable sous peine de ne pas être en mesure de signaler la présence de votre cabinet. Enfin, il est également important de vérifier les conditions d’accessibilité de son cabinet notamment en ce qui concerne les personnes à mobilité réduite.

De manière plus générale, il peut être nécessaire de vérifier que le local loué est équipé d’un interphone permettant l’ouverture de la porte à distance. Croyez-moi, devoir sortir afin d’ouvrir la porte d’un bâtiment à ses clients peut très rapidement s’avérer être une grosse contrainte logistique… !

Aménager son bureau et/ou ses locaux

Lorsque le bail est signé, il convient alors d’aménager son bureau et/ou ses locaux. Sur ce point, aucune règle précise sauf encore et toujours de respecter les principes déontologiques. Il faut garder en tête qu’une visite domiciliaire sera réalisée par un membre du Conseil de l’Ordre afin de vérifier la conformité des locaux à la déontologie. Une règle très importante concerne le respect de la confidentialité. Il faut donc impérativement s’équiper de meubles permettant de cacher ses dossiers lors des rendez-vous.

Pour le reste, chacun est libre de meubler son bureau comme il le souhaite. En ce qui me concerne et dans la mesure où je reçois énormément d’enfants, j’ai fait le choix de mettre à disposition de mes petits clients une caisse de jouets et de livres. C’est un outil précieux pour les temps en salle d’attente et c’est également un très bon support pendant les rendez-vous. J’ai également fait le choix de décorer mon bureau avec des éléments que j’estime être réconfortants (fauteuils confortables, tableaux chaleureux).

Mes clients viennent souvent évoquer des choses très difficiles dans mon bureau, il est selon moi important qu’ils puissent se sentir à l’aise dans une démarche déjà très difficile.

Digitaliser son cabinet

En ce qui concerne l’équipement informatique, nouveau choix à réaliser. Ordinateur de bureau ou ordinateur portable ? Chacun devra s’équiper en fonction de ses habitudes de travail : est-ce qu’on a besoin d’un poste de travail mobile pour pouvoir travailler pendant les audiences par exemple ? Est-ce qu’on pratique beaucoup le télétravail ? Est-ce que l’ordinateur fixe est plus confortable ?

Il peut être intéressant de noter que certains équipements permettent maintenant de combiner ces deux solutions à savoir coupler son ordinateur portable avec une station d’accueil et ainsi bénéficier d’un grand écran lors des journées au cabinet. C’est pour ma part le choix que j’ai fait.

Il faut également s’interroger sur la nécessité ou non de s’équiper d’un logiciel de cabinet. C’est un poste de dépense assez conséquent que beaucoup d’avocats font le choix de négliger pensant pouvoir se contenter d’une gestion de dossier grâce à l’arborescence classique.

En ce qui me concerne, j’ai travaillé pendant dix années à l’aide d’un logiciel de gestion de cabinet. Selon moi, c’est un outil indispensable au quotidien afin de facilité la gestion de ses dossiers et de sa facturation. En effet, le fait que les courriers et les actes soient générés automatiquement, que les agendas soient synchronisés avec audiences, rendez-vous, rappels etc permettent de gagner un temps précieux et d’éviter les ratés d’agenda. Le système d’aide à l’édition des factures est également très pratique notamment pour les factures au temps passé : le time tracker permet facilement d’enregistrer ses temps et le logiciel édite automatiquement un relevé de diligences à chaque génération d’une facture.

Comme pour le logiciel de cabinet, il ne faut pas hésiter à prendre contact avec différents prestataires en ce qui concerne l’acquisition ou la location d’une imprimante copieur. L’important avant toute chose est de bien cibler ses besoins :
  • Nombre de copies
  • Vitesse d’impression
  • Nécessité d’un scanner
  • Impression couleur, de la possibilité d’imprimer en format A3
  • …
Une fois les besoins définis de manière précise, il est intéressant de faire réaliser plusieurs devis et de comparer les offres. Attention de bien s’interroger sur le choix du type de contrat : achat, location, location avec option d’achat. Toutes ces possibilités ne présentent pas les mêmes avantages et certaines solutions s’avèrent en réalité très coûteuses. Il est donc important de se pencher sérieusement sur cette question.

Vous l’aurez compris, l’installation de son cabinet est un vrai travail en soi ! Une foule de questions doivent être posées afin de s’équiper au mieux et de pouvoir débuter son activité dans les meilleures conditions possibles. N’hésitez pas à avoir recours aux « to do list ». En ce qui me concerne, elles sont d’une aide précieuse pour n’oublier aucune des démarches essentielles !

Retrouvez la première partie de cette série d'articles sur la création d'un cabinet d'avocat : 
Créer son cabinet d'avocat : par où commencer ?
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