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les 7 risques auxquels s’expose votre cabinet d’avocats

Gestion de parc informatique : les 7 risques auxquels s’expose votre cabinet d’avocats

Publié le : 07/02/2020 07 février févr. 02 2020
Expertise métier

Vous vous dites peut-être qu’en tant qu’avocat dans un petit cabinet, vous pouvez facilement assurer seul la gestion de votre parc informatique. Oui mais voilà : il est fini le temps où il suffisait de choisir son ordinateur de bureau et de lancer quelques mises à jour au gré du hasard.

Pannes d’internet, coupures de réseau, virus et logiciels espions… À ne pas faire appel à un professionnel, votre cabinet d’avocats, même de taille modeste, va au-devant de gros préjudices, au premier rang desquels une perte de données, de temps, d’argent, et de crédibilité…

Nous avons donc listé pour vous les 7 risques majeurs auxquels vous vous exposez en gérant seul votre infrastructure informatique.

Faites le tour en 12 points sur la sécurité et les performance de votre matériel informatique

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1 – Un parc informatique inadapté

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Vous êtes plutôt avocat sédentaire, avocat de terrain, avocat connecté ? Quel que soit votre profil et vos usages professionnels, votre parc informatique doit s’adapter à vous, et non l’inverse. D’autant que si votre cabinet d’avocat est une structure légère, vous ne disposez sûrement pas d’un DSI (Directeur des Supports Informatiques). Alors, vous devrez prendre en charge seul la gestion de votre informatique, avec ses problématiques complexes, et stratégiques pour la vie de votre cabinet.

 

Synchronisation des données

Vous avez sans doute un poste de travail fixe, à votre cabinet. Mais comment faites-vous quand vous êtes en RDV à l’extérieur ? « J’ai un PC portable », nous direz-vous. D’accord, sauf que vos données, elles vous suivent aussi ? Or, disposer de votre base de données clients, de vos contacts et de votre messagerie, partout et à tout moment, vous fera gagner en temps et en efficacité. Si vous envisagez de vous associer ou de recruter des collaborateurs, vous avez tout intérêt à leur proposer des équipements performants et adaptés à leur mobilité.
 

Mises à jour et fins de licences

Est-ce que vous savez quand il faudra renouveler les licences d’exploitation de vos différents logiciels ? Et à quel moment lancer les mises à jour ? On vous pose une colle ? Oui, ce n’est pas toujours évident, quand on est un avocat occupé, de se soucier de ce genre de considérations techniques. Or, elles doivent être prises très au sérieux pour prémunir votre cabinet d’une défaillance de son système d’information. Donc, si vous vous occupez seul de votre matériel informatique, vous n’échapperez pas à ces problématiques…

L’inévitable renouvellement de parc informatique

Les licences et mises à jour sont peu de choses à côté du défi qui se présentera à vous lorsque vous devrez gérer le nécessaire renouvellement de votre parc informatique… (À ce niveau là, si vous avez trop peur, rendez-vous en fin d’article pour les solutions !)

Sachez quand même que quand on parle de gestion de parc informatique, on parle de gestion de cycles de vie. Gardez en tête, en effet, qu’un parc jouit d’une efficacité maximale pendant 4 ans. Au-delà, une simple maintenance de votre réseau informatique ne suffira pas. Pour faire face au vieillissement de vos équipements, il faudra donc choisir les nouvelles caractéristiques techniques des postes de travail fixes et ordinateurs portables, opter pour les services et solutions logicielles adaptés aux besoins de votre cabinet d’avocats, et adopter un process pour la protection de votre matériel informatique.

2 – Les mauvaises pratiques, un danger pour la gestion de votre parc informatique

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Que vous soyez seul à bord ou à plusieurs, un manque de formation et d’information peuvent vous amener à adopter des comportements qui mettent en péril la bonne gestion de votre parc informatique. Par exemple :

  • Visiter un site internet malveillant qui risque d’infecter les postes de travail de l’ensemble du cabinet
  • Ouvrir un e-mail frauduleux
  • Avoir un mot de passe trop faible (AZERTY, 1234, votre date de naissance…)

Pour éviter ces mauvais comportements, l’idéal serait de définir une charte informatique et de former vos collaborateurs aux bonnes pratiques de la sécurité informatique. Mais, sans DSI dans votre cabinet d’avocats, il vous sera difficile de mettre en place seul ces process.
 

3 – La sécurité des données

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 Naturellement, un mauvais comportement des utilisateurs peut provoquer une faille de sécurité dans votre réseau… Un scénario catastrophe pour un cabinet d’avocats, qui manie les données sensibles, personnelles, stratégiques et confidentielles de ses clients. Mais d’autres sources peuvent causer la défaillance de vos infrastructures informatiques : le hacking et l’espionnage informatique.

Logiciels espions

Appelés spywares, les logiciels espions sont des malwares (des logiciels malveillants) utilisés dans le but de pirater ou de vous voler des données : données bancaires ou stratégiques sur votre cabinet, données clients, activité en ligne de vos collaborateurs… La motivation est souvent financière, les données volées étant ensuite revendues. Attention, donc, si vous comptez parmi vos clients des entreprises possédant des brevets, par exemple…

Checklist : 12 points à identifier pour la sécurité et les performances du parc informatique de votre cabinet

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Cyber-attaque et « rançongiciel »

Autre scénario, qui découle du premier, que nous venons d’évoquer : le ransomware, autrement appelé rançongiciel. Il s’agit pour le hacker de prendre en otage votre système informatique et vos données en les bloquant et en vous obligeant à payer une rançon pour en retrouver l'usage. Ce type de cybercriminalité est malheureusement très répandu, et peut vous coûter très cher…

Prenez aussi garde au hameçonnage, ou phishing, dont le risque est l’usurpation d’identité. Vous en connaissez sûrement le principe : le fraudeur, sous l’apparence d’un mail émis par un tiers, apparemment de confiance (votre banque, en général) vous sous-titre des informations personnelles tels que vos mots de passe, vos informations bancaires, etc…

Le RGPD : votre cabinet d’avocat particulièrement concerné

L’autre enjeu quant à la sécurisation de vos données, c’est le RDGP. Le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données vous concerne particulièrement en tant qu’avocat, du fait des données sensibles et confidentielles que vous manipulez. Le RGPD vous oblige à intégrer la sécurité des données personnelles et sensibles que vous gérez dans votre système d’information. Vous vous exposez à des sanctions en cas de non respect de ces obligations.

Matériel, sécurité, messagerie, réseau... faites le point sur la sécurité et les performances de votre matériel grâce à notre checklist
 

4 – La perte de données…

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… de temps, d’argent, et de clients !

Imaginons toutefois que vous échappiez au piratage et autres malwares. L’un des risques majeurs que vous courrez, quand même, à ne pas confier la gestion de votre parc informatique à un professionnel, reste tout simplement… la perte de vos données ! Incendie, inondation, cambriolage, panne… Vous n’êtes pas à l’abri de ces incidents. Or les conséquences d’une perte de données peuvent s’avérer désastreuses pour votre cabinet d’avocats : déficit de crédibilité auprès de vos clients, perte de confiance des collaborateurs que vous aurez recrutés, forts coûts de réparation…
 

5 – Les pannes de serveur informatique

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Comme nous venons de le dire, votre serveur informatique est exposé aux pannes. Pannes internet et coupures réseau peuvent interrompre brutalement votre activité et vous faire perdre vos travaux en cours.
 

6 – Le stockage de vos données

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Vous venez peut-être d’ouvrir votre cabinet d’avocats. Vous encore avez peu de clients, mais votre base va rapidement s’étoffer – C’est tout ce que l’on vous souhaite ! Vous prévoyez peut-être également de recruter des collaborateurs. Si, au début, la solution du disque dur externe, voire de la clé USB peut convenir à vos besoins de stockage de données, ces supports seront bientôt insuffisants pour prendre en charge toutes les informations que vous devrez conserver. Un disque dur externe a par ailleurs une durée de vie limitée. Il vous faudra donc passer sur le Cloud , mais là encore, vous n’en maîtrisez peut-être pas tous les rouages.
 

7 – La nécessaire maintenance préventive du parc informatique


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La quoi ?! La maintenance préventive, comme son nom l’indique, consiste à remplacer, ou à réviser une infrastructure informatique à intervalles réguliers pour prévenir une défaillance. Il s’agit donc d’entretenir vos ordinateurs fixes et PC portables avant que ceux-ci ne provoquent un bug de tout votre système informatique. Or, il faut des compétences spécialisées et une réelle expertise pour effectuer ces opérations.
 

8 – Quelles solutions pour votre gestion de votre parc informatique ?

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Rassurez-vous ! Après ce tour d’horizon des scénarios les plus effrayants pour votre cabinet d’avocats, place aux solutions. Vous pouvez, comme on l’a dit, établir une charte, des règles de bonnes pratiques et des process respectueux de vos infrastructures informatiques. Mais, comme nous l’avons également vu dans cet article, cela vous demandera beaucoup de temps, d’attention, et de rigueur… Pour un résultat incertain.

La solution, c’est tout simplement de déléguer la gestion de votre parc informatique à un professionnel. L’avantage ? Il s’occupera de tout !

SECIB, spécialiste des solutions pour les avocats, vous accompagne de A à Z . Nos équipes mettent leur expertise est leur savoir-faire à votre service pour vous accompagner et prendre en charge :

  • Le choix du matériel informatique adapté à vos besoins,
  • L’installation de votre parc informatique,
  • La configuration de vos infrastructures informatiques,
  • La maintenance de votre parc informatique,
  • Le renouvellement de vos machines.
https://www.secib.fr/nos-solutions.htm
https://www.secib.fr
 

Pour aller plus loin, téléchargez notre checklist : 12 points pour faire le tour de la sécurité et des performances de votre parc informatique


(RDV la semaine prochaine pour notre guide d'achat de matériel informatique)

LIENS

« Espionnage informatique d’un cabinet d’avocats : une enquête ouverte contre Bercy »

https://www.lelanceur.fr/espionnage-informatique-dun-cabinet-davocats-une-enquete-ouverte-contre-bercy/

La RGPD

https://www.economie.gouv.fr/entreprises/reglement-general-sur-protection-des-donnees-rgpd

Le RGPD : se préparer en 6 étapes

https://www.cnil.fr/fr/principes-cles/rgpd-se-preparer-en-6-etapes

Voir le site de l’Agence Nationale de la Sécurité des Système d’Information (ANSSI)

https://www.ssi.gouv.fr/ Le POINT : « 3 raisons de moderniser votre parc informatique https://www.lepoint.fr/la-revue-it/productivite-securite-et-couts-3-raisons-de-moderniser-votre-parc-informatique-01-12-2016-2087254_3101.php
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