SEPTEO Avocats SECIB Solutions pour avocats SECIB Solutions pour avocats SECIB Solutions pour avocats
Rechercher

SECIB News :

Voir toutes les actus

Besoin d'assistance ?

Demander une démo

Vous êtes ici :
  1. Nos solutions
  2. Business développement
  3. Rendez-vous en ligne
  4. De la facturation à l'encaissement pour les cabinets d'avocats
De la facturation à l'encaissement pour les cabinets d'avocats

De la facturation à l'encaissement pour les cabinets d'avocats

Auteur : Justine BACHELET - avocate au Barreau de Versailles
Publié le : 30/11/2022 30 novembre nov. 11 2022
Expertise métier

Brève de Palais de Justice :
- Tu montes ton Cabinet, c’est génial, tu vas voir c’est une super aventure !
- Oui c’est très excitant mais j’ai vraiment peur sur le plan financier…
- Mais non, ne t’inquiètes pas l’important c’est de bien surveiller ses encaissements et de relancer ses impayés !

On l’a compris, savoir définir correctement les modalités de la relation financière avec son client est le préambule d’une facturation réussie. 

Mais une fois cette base posée, il faut éditer des factures… puis encaisser les honoraires. 
 

1. De la facturation…

En fonction de la matière, de la difficulté du dossier, des diligences à réaliser, plusieurs modes de facturation peuvent être envisagés.

Les principaux modes de facturation sont les suivants :
  • Facturation au forfait
  • Facturation au temps passé
  • Honoraires de résultat

Quel que soit le mode de facturation choisi il faut ensuite rapidement et régulièrement éditer des factures.

Selon les modalités de la relation financière avec son client, la temporalité en ce qui concerne l’édition de la facture peut être différent :

En effet et dans le cas d’une facturation au forfait

On édite souvent une facture globale dès l’ouverture du dossier. S’il est prévu que la facture sera payée en plusieurs mensualités, il peut être intéressant de le rappeler directement sur celle-ci. Cela facilitera alors les choses lorsque, plusieurs mois plus tard, on adressera ses éléments de facturation au comptable. 

Si la convention d’honoraires prévoit qu’en cas de procédure et/ou d’audience complémentaire (expertises, jugement avant dire droit etc..) des honoraires supplémentaires seront facturés, il ne faut pas oublier d’adresser une nouvelle facture au client sous peine de voir ces diligences complémentaires demeurer impayées. 

Dans l’hypothèse d’une facturation au temps passé

Il est important d’adresser des factures régulièrement au client et notamment après chaque « vague » de diligences importantes. Des factures plus régulières et d’un montant raisonnable pourront plus facilement être intégrées dans le budget du justiciable que des factures plus espacées mais d’un montant trop conséquent. 
En outre, pour que la facture soit très lisible et donc acceptable pour le client, il est très intéressant d’y annexer une feuille de diligences qui viendra justifier le montant sollicité et qui détaillera l’ensemble des diligences réalisées et le coût de chacune d’entre elles. Les logiciels métiers sont très pratiques pour cela, les temps enregistrés sont automatiquement listés en annexe de chaque facture. 

Si on opte pour une facturation avec un honoraire de résultat

Il semble raisonnable d’adresser une première facture à l’ouverture du dossier du montant du forfait de base convenu avec le client. Lorsque la somme perçue par le client ou économisée par celui-ci sera connue, une seconde facture pourra lui être adressée reprenant le taux de facturation retenu pour calculer l’honoraires de résultat. 

En tout état de cause, il ne faut pas oublier les mentions obligatoires qui doivent être présentes sur chaque facture et notamment le numéro de TVA intracommunautaire, la référence au médiateur de la profession d’avocat etc…

De la même façon, afin d’éviter toute difficulté, il faut s’astreindre à adopter une numérotation de facturation chronologique et suivie. Pour cela, les logiciels métiers sont assez utiles et permettent d’éviter des « trous » dans sa facturation. 
 

2. A l’encaissement

Lorsque que l’on envoie sa facture, l’idéal est de joindre également au client un RIB afin de permettre un paiement rapide.

Néanmoins, beaucoup de justiciables règlent encore les honoraires des avocats par chèques déposés au Cabinet ou envoyés par la poste. Dans ce cas, il est vraiment important de s’astreindre à mettre en banque régulièrement les chèques afin de ne pas mettre son client en difficulté s’il a provisionné sur son compte une somme d’argent en vue de ce paiement. Il ne faut pas non plus prendre le risque d’un client qui deviendrait insolvable…

Pour procéder à l’encaissement de ses honoraires, on peut également envisager de s’équiper d’un terminal de paiement par carte bancaire. Personnellement, je ne dispose pas d’un tel équipement mais beaucoup de mes clients évoquent ce mode de paiement. Une modernisation à prévoir ? 

De la même façon, dans la mouvance des modes de paiement plus modernes, il peut être intéressant de penser au paiement en ligne via un site web ou non. Là encore, certains éditeurs de logiciels métiers proposent la mise en place de solutions de ce type. 

En ce qui concerne les encaissements, une des bêtes noires des avocats est bien entendu les factures impayées. 

La pratique le montre, il n’est pas toujours possible d’être réglé de ses honoraires avant d’avoir commencé à accomplir des diligences. Pour ces raisons il est très important, dès l’ouverture du dossier, de définir les modalités de règlement des honoraires, de faire signer une convention d’honoraires et d’adresser une première facture (en cas de facturation au temps passé par exemple : facturation du premier rendez-vous et des tous premiers courriers). 

Il est par ailleurs INDISPENSABLE de suivre scrupuleusement ses encaissements ! 

Lorsqu’une facture globale a été adressée, il faut surveiller qu’un règlement intervienne très rapidement et se fixer des alertes/rappels pour relancer le client en cas d’absence de paiement.
En cas de paiement échelonné de la facture (un versement chaque mois par exemple), il faut là encore vérifier qu’un règlement intervient effectivement à chaque échéance et relancer le client très rapidement si un versement n’est pas réalisé. Il vaut toujours mieux discuter avec son client d’une difficulté de paiement afin de lui proposer de nouvelles modalités de règlement que de voir sa facture entière être impayée. 

Lorsqu’en dépit des relances le client reste silencieux et ne procède pas au règlement de la facture plusieurs solutions sont envisageables selon le stade d’avancement du dossier :
  • Si le dossier est terminé, il est compliqué d’agir auprès du client autrement que par la mise en œuvre d’une procédure de taxation d’honoraires laquelle est régie par les articles 174 et suivants du décret 91-1197 du 27 novembre 1991 organisant la profession d’avocat.
    En cas de contestation sur le montant ou le paiement des honoraires, l’avocat ou le client peut saisir le Bâtonnier de son Ordre qui intervient comme juridiction de premier degré en rendant une ordonnance de taxation. Cette ordonnance est susceptible d’appel et constitue un titre exécutoire sur la base de laquelle un Commissaire de Justice pourra mettre en œuvre des voies d’exécution.
     
  • Si le dossier n’est pas terminé, il peut être intéressant, avant de recourir à la procédure de taxation, d’engager un dialogue avec le client en lui indiquant qu’à défaut de paiement des honoraires, plus aucune diligence ne pourra être réalisée au soutien de ses intérêts. Afin d’éviter toute difficulté, ces mises en garde doivent être adressées au Client en recommandé avec AR. Bien évidemment, il convient de s’assurer d’agir en respectant les principes déontologiques gouvernant la profession. L’article 3 du RIN rappelle que l’avocat « fait preuve, à l'égard de ses clients, de compétence, de dévouement, de diligence et de prudence ».
Enfin, on ne peut parler d’encaissement sans réaliser un développement particulier au sujet de la surveillance des paiements relatifs aux dossiers traités au titre de l’aide juridictionnelle. En effet, pour ces procédures, le dépôt des dossiers d’aide juridictionnelle est réalisé à l’ouverture du dossier. La décision accordant ou non l’aide de l’état est bien souvent rendue par le bureau d’aide juridictionnelle plusieurs semaines voire plusieurs mois plus tard. En ce qui concerne les attestations de fin de mission (AFM), elles ne peuvent être sollicitées auprès des greffes qu’à la fin de la procédure. Les greffiers étant eux aussi bien occupés, il est parfois nécessaire de les relancer sur l’obtention de ce document qui permettra le paiement. Enfin, il faut déposer l’AFM obtenue avec la décision d’AJ pour déclencher le paiement. Bref, un vrai parcours du combattant ! A défaut de suivre scrupuleusement la réalisation de toutes ces étapes, il est assez facile de ne jamais se faire payer son intervention.

Mon astuce est de créer un tableau à double entrée listant d’un côté les dossiers pour lesquels ont intervient au titre de l’aide juridictionnelle et de l’autre les tâches à réaliser :
  • Dossier d’aide juridictionnelle déposé
  • Décision d’aide juridictionnelle obtenue
  • AFM demandée
  • AFM obtenue
  • Paiement demandé
  • Paiement obtenu
Ainsi, il suffira de se référer à ce tableau pour avoir rapidement en tête l’avancement du volet financier du dossier et ainsi relancer les étapes qui demeureraient en suspens. 

En conclusion on le rappelle, pour un suivi global de sa comptabilité, il est intéressant de tenir un prévisionnel sur plusieurs mois des encaissements qui sont d’ores et déjà prévus et attendus. Savoir qu’au mois de décembre, 3 chèques de 150 € seront encaissés et 3 virements de 400 € interviendront, permet de connaitre le chiffre restant à faire pour atteindre son objectif de facturation mensuelle. S’astreindre à ce petit travail permet d’avoir une meilleure visibilité de l’évolution financière de son Cabinet et de lisser ses versements pour maintenir une trésorerie personnelle convenable. 

 

 

Découvrez d'autres articles sur la facturation pour les cabinets d'avocats

   

Vous souhaitez plus de détail sur notre solution de facturation
Partager sur
Publier cet article Partager sur LinkedIn Partager sur Facebook Envoyer par E-mail

Historique

Navigateur non pris en charge

Le navigateur Internet Explorer que vous utilisez actuellement ne permet pas d'afficher ce site web correctement.

Nous vous conseillons de télécharger et d'utiliser un navigateur plus récent et sûr tel que Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, ou Safari (pour Mac) par exemple.
OK