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Webinar Septeo Avocats - redevenir avocat à plein temps

Redevenez avocat à temps plein : #1 simplifier sa production d'actes

Publié le : 07/10/2022 07 octobre oct. 10 2022
Expertise métier

Selon une enquête du Groupe Septeo, plus d'un tiers des avocats consacrent au moins 40% de leur temps à des tâches administratives et chronophages bien que nécessaires !

Pendant longtemps articulée entre avocats et secrétaires, la rédaction d'actes au sein des cabinets était un processus laborieux fait d'allers-retours entre avocats et secrétaires. L'arrivée de l'informatique dans les cabinets d'avocats et le développement des logiciels professionnels spécialisés permettent aujourd'hui l'automatisation et l'industrialisation d'une grande partie de la production de ces écrits. Moins accaparés par ces tâches, les avocats peuvent se concentrer sur leur cœur de métier : conseiller, défendre et accompagner leurs clients.

Pourquoi automatiser sa production d'actes ?

Des traitements de dossier accélérés

L'intérêt principal de l'automatisation de la production de documents réside dans les possibilités d'industrialisation du traitement des dossiers. Les actes et les courriers les plus utilisés sont transformés en modèles d'actes et courriers types qui sont ensuite complétés par les données propres aux dossiers lors d'un procédé qui s'appelle la fusion (entre d’un côté le modèle et de l’autre les données).

Générer un document peut alors se faire en quelques clics :

  • Sélection du modèle de document
  • Sélection du dossier et des parties concernées
  • Fusion du modèle et des données pour générer un nouvel acte ou courrier, enregistré dans le dossier.

Moins d'erreurs

Le deuxième intérêt de l'automatisation de la création de documents est la diminution drastique des risques d'erreurs. Les modèles étant solidement conçus et les données qui y sont ajoutées étant scrupuleusement saisies, les documents générés ne peuvent comporter d'erreurs. Les seules pouvant subsister proviendraient de la saisie des données, à la création ou à la complétion du dossier.

Plus d'efficacité

Avec des logiciels de gestion de cabinets d'avocats plus intuitifs et plus faciles à prendre en main, le temps de formation et d'adaptation des équipes est réduit. Avec des modèles de documents et des courriers types bien conçus et bien classés, la génération d'un acte ou d'un courrier peut se faire en quelques instants.

Un patrimoine immatériel valorisé

Associée à des outils complémentaires tels qu'un clausier digital et un moteur de recherche, une base de données devient une base de connaissances complète et exploitable pour la création des nouveaux actes ou courriers. En intégrant des bases de données tierces (Legifrance), un bon logiciel de gestion de cabinet permet une veille passive en générant des alertes quand des textes légaux sont amendés.

Comment réussir cette transition ?

Un cadre commun à tous

Pour être efficace et rentable, cette automatisation de la génération d'actes et de courriers doit être acceptée par toute l'équipe. Tous ses membres doivent adopter les mêmes méthodes de production. Certaines vieilles habitudes devront probablement être combattues mais le bénéfice sera indiscutable !

Une bibliothèque bien ordonnée

Ce processus d'automatisation requiert bien évidemment d'être en possession de tous les modèles de documents nécessaires. Cela suppose un travail méticuleux de recensement et d'identification des documents et courriers du cabinet. C'est d'ailleurs l'occasion de faire un peu de tri, d'harmonisation et de réconciliation dans tous les modèles en circulation.

Des données de qualité...

Si les modèles de documents doivent être exempts de fautes, les données qui les complètent (nom, prénom, adresse, infos du dossier…) doivent aussi être de bonne qualité :

  • Pas de données importantes manquantes
  • Pas de coquilles ou d'erreurs de saisie
  • Les bonnes données aux bons endroits

... et personnalisées

Si, par défaut, la plupart des logiciels pour avocats proposent de saisir les informations habituelles, certains domaines de droit nécessitent le recueil de données spécifiques. Des champs personnalisés doivent pouvoir être créés pour que ces informations apparaissent dans les actes et les courriers générés.

En plus de la rédaction de ses actes et de ses courriers on peut lister, parmi ces tâches chronophages et peu rémunératrices, l'organisation des dossiers, la facturation et les encaissements, la supervision de l'accueil et du secrétariat, le développement et la fidélisation de sa clientèle… Autant de tâches qui occupent trop de place dans les emplois du temps des avocats. Comment s'en détacher pour se concentrer sur son cœur de métier, sans pour autant les négliger ?

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