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La lettre recommandée électronique pour avocats

La lettre recommandée électronique pour avocats

Publié le : 14/09/2022 14 septembre sept. 09 2022
Expertise métier

Encadrées par le droit français depuis plusieurs années, les correspondances électroniques s'apparentant à des correspondances "papier" se répandent dans tous les corps de métier du droit. Il en existe de plusieurs natures mais toutes n'ont pas la même force probante ni le même niveau de sécurité.

Les différents envois électroniques

La Lettre Recommandée Électronique (LRE)

C'est l'envoi électronique recommandé le plus fiable, le plus sécurisé et sa valeur probante est la même qu'un envoi courrier recommandé papier. Chez la plupart des prestataires, il peut embarquer un grand volume de pièces jointes (256 Mo chez AR24) et les preuves d'envoi, d'ouverture, de refus ou de négligence sont conservées sur des serveurs sécurisés pendant plusieurs années. Le courrier est horodaté et seuls l'expéditeur et le destinataire ont accès au courrier. C'est ce type de correspondance électronique qui doit être utilisé par les avocats.

L'Envoi Recommandé Électronique (ERE).

Comme son nom l'indique, c'est une communication électronique recommandée mais elle ne bénéficie pas de la force probante de la lettre recommandée électronique. Elle est également moins sécurisée.

L'avis électronique.

Il a été inventé en 2020 à l'usage exclusif des syndics de copropriété et ne rentre pas dans le périmètre du règlement eIDAS.

Valeur juridique

La lettre recommandée électronique est qualifiée eIDAS (Electronic Identification Authentification and trust Service, règlement UE n° 901/2014 du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché commun). Son utilisation est encadrée dans le droit français par l'article 100 du Code des postes et communications électroniques de 2016 même si la possibilité d'envoyer un courrier recommandé par voie électronique est autorisé depuis 2005 par le biais de l'article 1369-8 du code civil. Cette législation lui confère la même valeur que la lettre recommandée avec accusé réception papier.

Pour être délivrée et acquérir une valeur probante, la lettre recommandée électronique doit respecter trois conditions.

  • S'identifier de manière fiable. Avec AR24, les avocats peuvent le faire à l'aide de leur clé RPVA.
  • Si le destinataire est un particulier, le consentement à recevoir un recommandé électronique doit être recueilli au préalable. Si c'est un professionnel ou une personne morale, le consentement n'est pas nécessaire et le recommandé électronique peut être envoyé directement.
  • L'envoi de la lettre doit être fait par un "prestataire qualifié" qui a reçu un visa de sécurité de l'ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information) et qui garantit que le service répond aux exigences légales. La liste de ces prestataires qualifiés est disponible sur le site de l'ANSSI.

Les avantages de la lettre recommandée électronique

Abolir les délais

Du cabinet jusqu'au centre de tri puis jusqu'au destinataire puis retour de l'accusé réception vers un centre de tri puis vers l'émetteur du courrier… Autant de délais, parfois rallongés quand le destinataire n'est pas présent, qui se trouvent réduits à quelques minutes.

Faire des économies

En fonction du prestataire choisi, la lettre recommandée électronique est 2 à 5 fois moins chère que son équivalent papier. Que dire de plus ?

Disponibilité des preuves

Dépôt, envoi/réception, refus ou négligence ; ces preuves, le courrier et ses pièces jointes sont conservés sur des serveurs sécurisés pendant plusieurs années (pendant 10 ans dans le cas d'AR24).

Améliorer sa visibilité et se différencier

Un avantage concurrentiel

La politique de RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises instaurée en 2013) a été intégrée par de nombreuses entreprises et le choix de leurs partenaires et prestataires est concerné par cette politique. Proposer des communications intégralement électroniques, y compris pour les recommandés avec accusés de réception, peut faire la différence.

Fidéliser son capital humain

Intégrer les recommandés électronique à sa politique de RSE peut également être un argument dans la fidélisation de ses collaborateurs, juristes et assistant(e)s ainsi que pour ses recrutements.

Optimiser sa politique de RSE

Réduire sa consommation de papier

Avec des dossiers pouvant atteindre plusieurs centaines voire milliers de pages, parfois imprimés en plusieurs exemplaires, se passer de leur impression représente une économie considérable à l'échelle d'un cabinet d'avocat. Et au-delà de son aspect économique ce changement vers les courriers recommandés électronique a un impact écologique qui, à l'échelle de tout un corps de métier, est loin d'être négligeable.

Limiter son emprunte carbone

L'équation est simple : moins de papier = moins d'arbres coupés = plus de captation de CO2. Sans compter les hydrocarbures et l'eau consommés par la fabrication et l'acheminement de ce papier et de ces courriers.

L'emprunte carbone des lettres recommandées électronique n'est cependant pas neutre mais les data centers qui les rendent possibles et qui hébergent les éléments probants peuvent être alimentés par des sources d'énergies renouvelables.

Cas d'utilisation

  • Conventions de divorce par consentement mutuel
  • Mises en demeure
  • Demandes d'aides juridictionnelles
  • correspondances hors procédure
  • Notifications officielles
  • Convocations d'assemblées générales d'actionnaires
  • Résiliations de contrats


Bon à savoir

  • Valorisez votre démarche RSE en ajoutant votre utilisation des recommandés électroniques à vos supports de communication : site Web, profils de media sociaux etc.
  • Insérez une clause de consentement à vos conventions d'honoraires pour faciliter et fluidifier l'envoi de vos recommandés électroniques.
     
 

Pour plus d'informations sur AR24 intégré à SECIB
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