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Redevenez avocat à temps plein : #3 Optimisez l'organisation de vos équipes

Redevenez avocat à temps plein : #3 Optimisez l'organisation de vos équipes

Publié le : 12/10/2022 12 octobre oct. 10 2022
Expertise métier

Le secrétariat est le premier point de contact direct entre le cabinet d'avocats et ses clients/prospects.
Par téléphone ou par e-mail, il gère les demandes d'informations, les agendas et les rendez-vous de tous avocats du cabinet, la frappe et la standardisation de correspondances ou de documents…
Malheureusement, Les ressources disponibles du secrétariat ne sont pas toujours proportionnées à la charge de travail qui lui est dévolu. Des variations d'effectifs, des pics d'activité et des périodes creuses peuvent rythmer l'activité du cabinet.

Comment adapter les capacités de son secrétariat aux besoins de son cabinet sans perturber son bon fonctionnement ?

L'externalisation totale ou partielle de votre secrétariat peut apporter plus d'agilité à votre cabinet et vous libère d'une tâche chronophage supplémentaire. 
Les avantages sont nombreux.
 

Combler les absences


Comme toutes les entreprises, le fonctionnement optimal d'un cabinet d'avocat nécessite un effectif complet. Les absences, quelles qu'en soient les raisons (congés payés, maladies, maternité…), sont une composante incontournable de la gestion des plannings. Si une équipe réduite peut assurer les tâches essentielles, des solutions de remplacement doivent pouvoir être mises en place grâce à un service de secrétariat externe. 
 

Pallier les difficultés de recrutement 


L'externalisation du secrétariat ou d'autres fonctions supports peuvent aussi contribuer à pallier certaines difficultés de recrutement, qu'elles soient temporaires ou permanentes. L'externalisation permet aussi de réduire la latence liée à la formation de nouvelles recrues. Ces dernières peuvent mettre quelques semaines voire plusieurs mois avant d'être complètement opérationnelles. Des prestataires externes spécialisés dans les métiers du droit mettent à disposition des ressources qualifiées, expérimentées et efficaces sans délai. 
 

Augmenter les amplitudes horaires de votre accueil téléphonique 


Outre les remplacements de personnels absents, le télésecrétariat peut élargir les plages horaires de réception téléphonique de votre cabinet. Il devient alors joignable avant et après ses heures d'ouverture habituelles. Les messages recueillis sont ensuite transmis par e-mail ou SMS. Souvent, ces services sont personnalisables par un message d'accueil propre à votre structure, des filtrages ou des prises de rendez-vous synchronisées avec votre agenda professionnel. 
 

Prise en charge totale de votre standard 


Si un cabinet structuré doit disposer d'un secrétariat en interne, un avocat individuel ou exerçant au sein d'une structure de petite taille ne peut se permettre de se voir constamment dérangé par son téléphone ou ses emails. L'externalisation totale de son secrétariat lui permet de se concentrer sur son cœur de métier et des tâches facturables.
 

Sortir de l'administratif


Au-delà de votre standard téléphonique, c'est une grande partie du back-office de votre cabinet que vous pouvez externaliser : 
  • Gestion des emails entrants (rattachement des emails et de leurs pièces jointes dans les dossiers, ajouts aux parapheurs, création d'événements dans l'agenda, analyse des documents…) 
  • Gestion de la boîte RPVA 
  • Gestion des emails sortants (transcription des dictées, copies dans le parapheur, envoi des emails depuis la boîte du cabinet, impression des documents traités…) 
  • Organisation des agendas et des prises de rendez-vous 
 

Consolider la trésorerie 


Les factures impayées ont un double effet négatif : d'une part elles représentent un manque à gagner dans le chiffre d'affaires du cabinet, d'autre part les relances nécessaires à leur paiement monopolisent des ressources pour un temps pendant lequel elles ne produisent pas de valeur. 

Le bénéfice de l'externalisation des relances est évident : 
  • Recouvrer des sommes dues et qui peuvent représenter 30% des factures d'un avocat 
  • Libérer du temps de travail à consacrer à des tâches plus rémunératrices 
 

L’enquête mondiale sur l’externalisation menée par Deloitte a révélé des avantages significatifs de l’externalisation. Dans 57 % des cas, les personnes interrogées ont déclaré gagner du temps et pour se concentrer sur leur cœur de métier. 

Une enquête mondiale sur l’externalisation menée par Deloitte a révélé des avantages significatifs : 57 % des personnes interrogées ont déclaré gagner du temps sur les tâches administratives.

Au-delà du gain de temps et de la réduction des coûts apportés par l'externalisation de son secrétariat, cette étude révèle que l'externalisation peut devenir un levier d'amélioration de la compétitivité grâce à la plus grande capacité à innover qu'ont des prestataires de services.
En effet, ces derniers sont en mesure de développer des améliorations de la qualité de service et de l'expérience utilisateur pour les proposer à leurs clients avocats qui, seuls, auraient plus de mal à les mettre en œuvre.


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